Low value negotiated procedure (with at least three candidates) - NP3

Low value negotiated procedure (with at least three candidates) - NP3

Procedura negocjacyjna o niskiej wartości (z co najmniej trzema kandydatami) – NP3

The procedure applies to contracts of a value between EUR 15 000 and EUR 60 000 – all costs, total duration of the contract.

Postępowanie ma zastosowanie do umów o wartości od 15 000 do 60 000 euro – wszystkie koszty, całkowity czas trwania umowy.

Before the launch of the procedure, an ex-ante publication must be made on F&T portal for least 14 days.

Przed wszczęciem postępowania należy dokonać publikacji ex ante na portalu F&T, z wyprzedzeniem nie krótszym niż 14 dni.

The procedure’s steps are as follows:

Procedura składa się z następujących kroków:

1. Publication of ex-ante notification on F&T portal – during 14 calendar days economic operators will have the possibility to express the interest.

1. Publikacja powiadomienia ex ante na portalu F&T – w ciągu 14 dni kalendarzowych przedsiębiorcy będą mieli możliwość wyrażenia zainteresowania.

Candidates must register in the F&T portal and obtain their own EU login. Otherwise, they will not be able to participate in the procedure.

Kandydaci muszą zarejestrować się w portalu F&T i uzyskać własny login UE. W przeciwnym razie nie będą mogli wziąć udziału w postępowaniu.

The Funding and Tenders Portal

Portal Finansowania i Przetargów

2. Development of Terms of Reference for services/ Technical Specifications for supplies.

2. Opracowanie Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia na usługi/Specyfikacji Technicznych na dostawy.

In case of services: Terms of Reference describing conditions and requirements of the service:

W przypadku usług: Specyfikacja istotnych warunków zamówienia określająca warunki i wymagania dotyczące usługi:

• Tasks to be performed by the contractor

• Zadania do wykonania przez wykonawcę

• Deliverables and means of acceptance

• Produkty dostarczane i sposoby odbioru

• Foreseen duration (in working days, weeks, months instead of exact dates as we never know when the procedure will be finalized and the contract signed)

• Przewidywany czas trwania (w dniach roboczych, tygodniach, miesiącach zamiast dokładnych dat, ponieważ nigdy nie wiemy, kiedy procedura zostanie sfinalizowana, a umowa podpisana)

In case of supplies: Technical specifications:

W przypadku dostaw: Dane techniczne:

• Technical details of goods to be delivered (no brand names can be specified unless an equivalent is allowed)

• Dane techniczne towarów, które mają zostać dostarczone (nie można podać nazw marek, chyba że dopuszcza się użycie odpowiednika)

• Terms of deliveries: place, quantities, means, time limits (weeks, days, etc.)

• Warunki dostawy: miejsce, ilości, środki, terminy (tygodnie, dni itp.)

• Any ancillary services, if required.

• Wszelkie usługi pomocnicze, jeśli są wymagane.

When both, services and supplies are foreseen, the total value of foreseen either services or supplies prevails when deciding about the type of the purchase and relevant document that should be prepared (ToR or TS).

W przypadku gdy przewidziane są zarówno usługi, jak i dostawy, przy podejmowaniu decyzji o rodzaju zakupu i odpowiednim dokumencie, który należy przygotować (ToR lub TS), decydująca jest całkowita wartość przewidywanych usług lub dostaw.

3. Procurement Request (Procurement Request for launching new procurement procedures exceeding 15 000 EUR) accompanied by:

3. Zapytanie ofertowe (Zapytanie ofertowe dotyczące wszczęcia nowych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego o wartości przekraczającej 15 000 EUR) wraz z:

draft Terms of Reference for services/ Technical Specifications

projekt SIWZ dla usług/Specyfikacji technicznych

- summary of Preliminary Market Analysis signed by the Project Manager and his/her Line Manager

- podsumowanie wstępnej analizy rynku podpisane przez Kierownika Projektu i jego/jej przełożonego liniowego

- Cost/Benefit Assessment signed by the Authorising Officer

- Ocena kosztów i korzyści podpisana przez urzędnika autoryzującego

should be submitted to Procurement to the dedicated procurement. request mailbox.

należy składać w Dziale Zamówień Publicznych na dedykowanej skrzynce pocztowej provision. request.

4. Procurement case handler compiles the tender documentation:

4. Osoba odpowiedzialna za obsługę zamówień publicznych sporządza dokumentację przetargową:

 Tender Specifications (containing Selection and Award Criteria developed together with the Contract Manager)

 Specyfikacja przetargowa (zawierająca kryteria wyboru i udzielenia zamówienia opracowane wspólnie z Kierownikiem Kontraktu)

 Template of the Financial Offer

 Wzór oferty finansowej

 Draft contract

 Projekt umowy

 Invitation to tender letter

 List z zaproszeniem do składania ofert

 other annexes (declarations, tender submission form etc.)

 inne załączniki (oświadczenia, formularz oferty itp.)

here is no requirement to put the file in the workflow of approvals (standard financial circuit),

nie ma tu wymogu umieszczania pliku w obiegu zatwierdzeń (standardowym obiegu finansowym),

however, in case of complex or important contracts or long-term framework contracts,

jednak w przypadku umów złożonych lub ważnych lub długoterminowych umów ramowych,

the tender dossier can be circulated internally – to be decided by PROC case handler.

dokumentacja przetargowa może być rozsyłana wewnętrznie – decyzja należy do osoby prowadzącej sprawę w ramach PROC.